Nouvelles Prescriptions Et Nouvelles Politiques En Matière De Gestion Électronique Des Documents Dans Un Nouvel Environnement

Dans le domaine de la comptabilité financière, les archives comptables, qui sont étayées par des documents comptables, des comptes et des états, ont connu une croissance géométrique.

En particulier, la gestion des archives sur papier du Centre de partage des finances est devenue trop lourde du fait que de nombreuses entreprises ont adopté un modèle de partage financier pour faire face à des risques croissants, que la comptabilité financière a été décentralisée et centralisée et que les archives comptables précédemment dispersées ont été centralisées dans les centres régionaux.

Bien que la plupart des entreprises aient opté pour l 'informatisation de la comptabilité, l' ancien système de gestion des archives comptables prévoyait, en vertu de l 'article XII, que les unités comptables utilisant des ordinateurs devaient conserver les documents comptables imprimés sur papier.

Cette obligation impose une lourde charge de coûts aux entreprises.

Dans ce contexte, le Ministère des finances a publié, le 6 décembre 2013, les directives relatives à l 'informatisation de la comptabilité d' entreprise, dont l 'article 40 dispose que les documents comptables, les livres comptables et les documents comptables auxiliaires produits au sein de l' entreprise ne doivent pas être exportés sur support papier Si certaines conditions sont remplies; l 'article 41 dispose également que les documents comptables originaux et autres documents comptables obtenus par l' entreprise qui nécessitent un certificat externe ou personnel ne doivent pas être exportés sur support papier.

Après l 'introduction des normes de travail sur l' informatisation de la comptabilité d 'entreprise,

La production massive exerce une pression considérable sur l 'archivage.

La question de savoir comment assurer la régularité de la gestion des documents électroniques et les attributs des archives sur support papier est une question urgente.

Le 6 février 2012, le Conseil national pour la réforme du développement, en collaboration avec les ministères des finances, de l 'agriculture, du commerce, de la Banque populaire, des douanes, de l' administration générale des impôts, de la Direction générale du commerce et de l 'industrie, de l' Inspection générale de La qualité, de la foresterie, du tourisme et des postes, a publié une circulaire sur les travaux visant à promouvoir le développement rapide du commerce électronique, dont l 'article 2 est consacré à la « Promotion de l' informatisation des archives comptables des entreprises de commerce électronique ».

En collaboration avec les départements compétents, le Ministère des finances a organisé un projet pilote d 'informatisation de la gestion des archives comptables, de révision des méthodes de gestion des archives comptables, d' étude de l 'amélioration du système de gestion des archives électroniques de comptabilité, de promotion de l' utilisation des archives électroniques de comptabilité Dans le domaine du commerce électronique, de mise en œuvre intégrale du rôle des sous - archives comptables dans la gestion et l 'utilisation des données comptables dans le domaine du commerce électronique, de promotion de l' informatisation de la comptabilité et d 'amélioration de la qualité de l' information comptable dans le domaine du commerce électronique.

Le 4 mai 2015, le Département d 'État a publié un avis sur l' intensification du développement du commerce électronique en vue d 'accélérer l' essor de la nouvelle dynamique économique, dans lequel il demandait expressément à la Direction générale des impôts, au Ministère des finances, aux archives nationales et au Conseil national des normes, entre autres, de « promouvoir progressivement la facturation électronique et la comptabilité électronique et d 'améliorer les normes et règlements techniques pertinents ».

En réponse aux nouvelles exigences de l 'État en matière d' archivage électronique des documents et de gestion des archives électroniques, le Bureau national des archives a mis en place un certain nombre de politiques visant à répondre à ces exigences.

Le premier est le Guide pour l 'archivage et la gestion des archives électroniques de l' entreprise (ci - après dénommé le Guide).

Le Guide dresse un tableau systématique de la réglementation, des systèmes et des documents normatifs relatifs à l 'archivage électronique des documents et à la gestion électronique des archives; affine les aspects réglementaires pertinents; et donne des orientations claires pour la conception et l' élaboration de programmes de gestion électronique des documents pour les entreprises.

Les principaux problèmes d 'authenticité et de durabilité liés à l' archivage électronique des documents et à la gestion des archives électroniques ont été examinés de manière plus systématique et, pour la première fois, la planification des noeuds de saisie de métadonnées a été demandée.

Deuxièmement, le système de gestion des archives comptables (ci - après dénommé « le système de gestion ») a été révisé.

Le système de gestion a été modifié 11 fois par rapport à l 'ancien système, le plus important étant la clarté de la comptabilité.

Les règles de gestion ont été complétées par l 'introduction de règles de gestion pour l' archivage électronique des archives comptables et par l 'amélioration des procédures et des conditions de pfert, de réception et d' identification des archives comptables électroniques aux fins de destruction.

Troisièmement, le plan - cadre pour le développement de l 'archivage national « treize » propose de nouveaux objectifs et de nouvelles idées en matière de gestion électronique des documents.

En avril 2016, le programme de développement du Service national des archives « treize » a été officiellement publié, définissant les objectifs de développement et les plans de mise en œuvre correspondants pour l 'archivage électronique des documents et la gestion électronique des archives.

Il s' agit d 'améliorer le niveau de gestion des archives électroniques; de préciser la portée et la composition des archives électroniques produites par les différents systèmes d' exploitation; de renforcer la gestion des archives électroniques des systèmes d 'exploitation afin de faciliter l' administration en ligne et la gestion des archives commerciales électroniques grâce à la Promotion de la gestion électronique des archives; d 'élaborer et d' affiner des normes et des normes d 'archivage électronique des données dans des domaines connexes tels que le crédit, les pports, les soins médicaux et la gestion électronique des archives; et de mettre au point des ensembles électroniques d' archivage dans les secteurs où les conditions sont réunies.

La mise en œuvre de la nouvelle politique d 'archivage électronique des documents et de gestion électronique des archives a donné des résultats prometteurs.

Le Guide a permis aux entreprises de promouvoir l 'archivage électronique des documents et la gestion électronique des archives sur la base d' un système qui a permis à de nombreuses entreprises d 'aller de l' avant; il a permis de résoudre de nombreux problèmes liés à la gestion électronique des documents et a contribué à la mise en œuvre des pratiques de gestion.

De nombreux éléments du Guide jouent un rôle normatif plus important et jettent les bases de l 'élaboration de normes applicables.

En outre, le Bureau national de la Conférence interministérielle sur la gestion des documents électroniques a pmis le Guide à l 'organe national de coordination de la gestion des documents électroniques dans les provinces, les régions autonomes et les municipalités relevant directement de l' autorité centrale.

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La mise en œuvre a également permis d 'obtenir de très bons résultats économiques.

据了解，某通信企业实行账簿、内部凭证、银行回单的电子化管理后，初步测算每年可节省纸张133万张，节省成本约100万元，节约会计资料打印的耗材成本200万元，节省固定资产及库房成本210万元;某保险公司实行账本、记账凭证、发票、银行回单等电子化管理后，每年节约纸张1亿张，节约运输成本、仓储成本、打印成本、装订成本、人工成本等数千万元，档案管理效能显著增强;又如，某电信企业在建设财务共享中心后，实行账本、凭证等无纸化管理，会计档案产生总量降低60%，仅会计档案管理费每年节约1000万元，会计人员工作效率成倍提高。

Ces exemples concrets montrent que le travail d 'archivage contribue dans une certaine mesure à la croissance de l' économie nationale.

Les principales techniques d 'archivage électronique des documents et de gestion électronique des archives ont été validées dans la pratique dans le cadre de l' application des politiques pertinentes de gestion électronique des archives comptables.

Il s' agit notamment de la détermination de l 'étendue de l' archivage électronique des documents dans les systèmes opérationnels, du choix des formats d 'archivage électronique des documents, de la détermination des métadonnées, de l' authenticité, de la sécurité à long terme, de l 'existence de différents supports pour le même document et de la mise en place de systèmes d' exploitation compatibles avec la gestion des archives.

Étant donné que les archives comptables enregistrent le processus de gestion de l 'entreprise, qu' elles sont très importantes pour l 'entreprise, qu' elles sont utilisées à des fins d 'audit, de contrôle des risques, de contrôle interne, de contrôle interne et externe, qu' elles exigent beaucoup d 'authenticité, que La gestion normalisée des archives électroniques de comptabilité a un meilleur effet de promotion et de démonstration et que les pratiques peuvent être reproduites à d' autres types d 'archivage électronique et de gestion des archives électroniques, ce qui contribue à sensibiliser l' ensemble de la société à l 'archivage électronique et à la gestion des archives électroniques.

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