프로젝트 문서 관리를 무시하지 마십시오?

이 몇 년 동안, 일부 정보시스템의 실시 항목을 크게 경험하고, 일부 부분은 다른 사람의 프로젝트를 협조하는 실시, 일부는 자신의 관리 프로젝트의 실시 업무를 담당하고 있으며, 또 일부는 각종 채널을 통해 아는 다른 사람들의 항목을 실시하고, 이 과정에서도 관리에 대한 문제를 끊임없이 생각하고 있다.

정보 시스템의 실시 작업은 복잡하고 복잡한 것이며, 이렇게 여러 해를 지나, 자신을 기쁘게 하는 것은 성공적인 경험을 쌓았고, 또 한 번의 감촉은 개선할 수 있는 점의 기쁨과 감오이다. 현재 프로젝트 관리 과정에서 본인의 문서 관리에 관한 잠재적인 저질적 졸견은 본문을 통해 나눌 수 있다.

이에 앞서 정보시스템에 대한 프로젝트의 전체 프로젝트를 실시하는 글에서도 문서 관리의 내용을 언급해 이 글을 작성하는 목적은 프로젝트 관리 과정에 대한 문서 관리에 대한 일부 이해를 더욱 상세하게 나타내는 데 있다.

그동안 많은 사람들이 문서 관리의 중요성을 말하며 가장 잘 아는 소프트웨어 프로젝트의 인원 변동이 이후 뒤의 코드를 인식할 수 없었거나 식별의 원가가 높다.

사실 인원이 변동하지 않아도 시간이 길어지더라도 당시의 작성자는 당시의 사고방식이 무엇인지 기억할 수 없다는 점이다. 시간이 지나면 모든 사람의 생각과 사고방식이 변화하고 있다.

한 항목 조직은 일부 아이디어의 소통을 진행할 때 개인지식구조의 다르고, 처한 위치의 입장 차이 등 원인도 하나의 아이디어의 최종 실현 방안에 대한 인식 차이를 초래할 수 있으며, 결국 방안에서도 다른 점이 있다. 한 서면의 문서를 통해 한 사람의 인지를 통해 하나의 통일된 인식을 형성하고 불필요한 소통 장애를 줄일 수 있다.

동시에 명확한 문서도 참가자에게 더 많은 생각을 할 수 있는 공간이다.

좋은 소통 교류 방식을 이루기 위해 우리는 각양각색의 문서를 필요로 한다. 현실의 프로젝트 관리 과정에서도 많은 문서가 존재한다. 모든 사람들은 문서가 중요하다고 생각하지만, 진정한 문서가 올 때 또 혼란을 겪기 시작했고, 자기도 모르게 지루하고 무자비할 것이다.

문서를 만드는 과정은 힘들고, 더욱이 번거로웠다. 원래 몇 마디의 이야기는 문서가 생겨 더욱 번거로워졌고, 좋은 격식에 대응해야 한다. 다른 인원의 심사와 인정이 필요하면 곤란해지기 마련이다. 하지만 문서를 다 끝내고 나면 상상의 가치가 높고, 정말 원하는 문서가 어디까지 찾아야 할지 모르겠고, 다른 문서의 표현이 통일되지 않고, 이런 문제들은 사용자가 손을 뗄 수 없다.

혹시나 한 마디가 실증됐지만 일을 할 일이 없을 때는 관리를 떠올리며 여러 가지 문서에 대해서도 예외가 되지 않는다.

문서 관리 방식

문서관리를 하는 과정에서 중요한 원칙과 방법을 파악해야 한다. 이렇게 하면 우리의 문서가 우리가 예상한 목적에 도달할 수 있다.

관리

여러 종류의 복잡한 문서에 직면하면 각양각색의 스타일로, 미관성과 읽기에 영향이 있기 때문에 문서관리 과정에서 문서의 템플릿을 권장해야 한다.

문서 템플릿을 세울 때, 일부 형식에 대한 요구를 요구할 때, 일부 기본적인 요소를 문서템플릿으로 고화시켜 문서에 필요한 내용을 문서에 알릴 수 있는 문서의 페이지 페이지, 문서 페이지, 문서 변경, 문서의 디렉터리 방식, 문서의 글꼴 등이 필요하다.

문서를 세울 때 문서의 분류에 주의해야 하며, 각종 분류는 명확한 정의를 가지고 있으며, 사용자는 실제 사용할 때 어떤 템플릿을 사용해야 하는지 잘 알 수 있다.

공유 디렉터리 방식으로 문서를 관리하려면 상대적으로 찾기 쉬운 폴더 목록에 템플릿을 보관해야 합니다. 메시지 시스템 방식으로 템플릿 관리를 진행하면 첫 페이지에서 연결이 가능하거나 사용자를 빠르게 검색할 수 있습니다.

분류할 때 같은 종류가 필요합니다. 또는 공용류라고 합니다. 실제 사용 과정에서 항상 새로운 종류가 나타납니다. 분류할 수 없는 문서가 있기 때문입니다. 이럴 때 공동으로 관리할 수 있습니다.

문서 템플릿의 변경에는 사용자에게 제때에 알려 주어 버전 관리를 할 수 있다.

복잡하고 복잡한 문서에서 필요한 문서를 찾을 수 있도록 문서 관리를 할 때 완전한 문서 디렉터리 체계를 세워야 하며, 문서 인덱스 관리와 문서의 분류 관리를 주로 포함한다.

문서관리를 하기 전에 다른 문서에 대한 분류를 만들어야 하며 문서의 분류에 따라 문서의 찾기에 편리하고 다른 분류에 따라 관리 요구를 제정할 수 있다.

폴더 방식으로 관리하려면 각각 다른 폴더 내용의 안배 및 권한의 통제가 필요합니다. 폴더 관리의 특수성 때문에 권한관리의 간결화를 주의해야 합니다. 정보시스템 관리를 사용하면 유형의 인코딩 시스템의 수립에 주의해야 합니다.

좋은 문서 분류 체계는 사용자가 문서의 귀류와 검색을 편리하게 할 수 있으며, 문서의 분류는 일부 관리 과정에서 압축 관리에 주의해야 한다.

문서에 대한 색인색색색기제도를 구구구하기 때문에, 이것은 일상문서사용사용중에 유비슷한 문서문서를 발견할 수 있고, 유비슷한 내용설명이나 유유유내용설명이 있기 때문에, 다른 작성자가 기본개개개개념이나 원칙의 설명에 약간의 차이가 있기 때문에, 이때 색인이 무엇인무엇인무엇인가장 정확하무엇인무엇인무엇인무엇인것인것인것인것인것인지, 이 이 이 문서문서사용사용중에 특히 유유유유유유유유유유유유유유유유유유유한 문서를 발견할 수 있기 때문에, 유유비슷한 내용설명설명설명설명이 무엇인것인지 알 수 있기 때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문때문기존 문서도 정정할 수 없었기 때문에 이때라도 색인에 대한 정확한 설명이 필요하다는 점 또한 문서버전의 관리를 통해 개선할 수 있다.

또한 복잡하고 복잡한 문서에 대해 일부 사무적 일 뿐, 일부 색인적 방식을 통해 일부 중점적인 내용은 두드러진 위치에 두고 검색과 열람에 편리하다.

폴더 방식이든 정보 시스템 방식이든 문서에 대한 권한관리에 주의해야 한다. 특히 일부 압축 문서에 대한 문서의 잘못된 수정을 피하거나 삭제할 수 있다.

문서 이름 규범

각종 문서는 명칭이 다양하거나 명칭의 의미가 모호하여 사용과 교류상의 불편을 초래할 수 있으며, 유효한 명명 규범 체계를 세워야 한다.

문서의 명칭은 우선 명칭을 쉽게 인식할 수 있으며 어떤 사용자는 문서의 이름을 잘 주의하지 않고, 문서의 기본 이름이나, 또는 자신의 이름, 항목의 명칭 등, 다른 사용자는 어떤 유형의 문서인지 인식하기가 매우 어렵다.

문서의 사용 과정에서 문서의 일부 부위에는 문서의 형식이나 다른 키워드를 지정할 수 있습니다. 예를 들어 문서의 이름의 머리쪽에 두면 월간 문서에 대한 문서를 지정할 수 있으며, 머리 부분은 어느 년 1월, 등을 두면 됩니다.

일부 판본별 문서에 대해 다른 버전으로 관리를 요구할 수 있으며, 파일 이름 중 버전 번호를 밝힐 수 있으며, 종고 등 일부 표지적인 내용에 대해 특수한 표식을 추가할 수 있으며, 이러한 중요성과 권위성을 명확하게 할 수 있다.

이 방식은 문서의 파일 이름의 정결과 또렷한 상태로 사용자가 찾기에도 편리할 것이다.

문서의 교호 조정 과정에서 일부 날짜나 수정자의 표식을 늘려 전달할 수 있는 주요 목적은 문서를 유일하게 인식하고 소통의 장애를 줄이는 데 있다.

문서 변경 관리

문서는 사용 과정에서 변경되는 것이 매우 흔한 현상으로 변경된 문서에 대해 수단을 통해 단속하고 가장 자주 사용하는 방법은 버전의 관리이며 형성된 문서에 대해 제때에 보관해야 한다.

문서가 변경될 때 두 시 까지 할 수 있다: 첫째, 문서는 또렷한 변경 기록이 있으며, 주로 변화를 겨냥하는 부분에 따라 모든 사용자가 문서를 변화시키지 않도록 한 번 읽어야 한다. 둘째, 문서의 최종 버전은 편리하게 읽을 수 있다. 역사를 변경할 수 있을 때, 최종 버전을 볼 수 있다면 비용을 크게 향상시킬 수 있다.

문서가 변경될 때 필요한 경로를 통해 관계자에게 통지할 수 있다. 예를 들어 메일 통지나 공고로 통지하는 방식으로 새로운 문서가 발생한 후 대량의 사용자가 오래된 문서를 사용하여 실제 조작 환경에서 iso9000 관리의 서명을 통해 중요한 문서를 회수할 수 있는 방식을 참고할 필요가 있다. 물론 일부 전자 문서에 대해 다른 변통 방식을 사용해야 한다.

문서의 심의 제도

많은 문서들이 지도적 문건으로서, 일정한 엄숙성과 권위성이 필요해 문서에 대해 필요한 심사는 필수적이다.

문서의 심의 시기는 일반적으로 문서가 수립될 때 문서와 문서가 변경될 때 문서의 적용 범위의 변경 범위에 대한 변경도 필요한 심사를 해야 한다.

문서의 심사를 통해 잘못된 사항이나 불합리한 사항이 존재하는지 확인하고, 작성자와 심사자가 처한 일자리와 달리 지식구조가 다르고, 문서를 어떻게 작성하는 각도와 견해도 다르고, 후속적인 심사 과정에서 문서의 교정을 잘 할 수 있다.

문서의 심사 메커니즘도 각자의 일자리를 명확하게 할 수 있다.

후기

정보시스템의 실시는 책임 관리 과정이다. 측면적인 관리 작업이 완료되고, 문서는 일상 교류의 중요한 근거와 업무 성과의 총결산은 더욱 중요해, 문서 관리의 과정에서 엄숙성, 유연성을 겸비해야 하며, 정상적인 규범성에 이르는 기초에서 최대한 사용자의 사용과 교류를 편리하게 향상시켜 사용효율을 높여야 한다.