企業文書：企業資産ですか？それとも個人資産ですか？

2006年12月のある日、中関村のある会社の販売員が突然辞職を申し出ました。いろいろな原因で、この販売員は手元の仕事を引き継ぎませんでした。その仕事を引き継ぐ同僚はこの時に発見して、もとはこの販売人員は仕事と関係があるいかなるを残していません。文書の資料彼が連絡していた取引先は連絡先も見つからなくなりました。この状況は上司を怒らせました。販売員の仕事報告によると、その中の一部の取引先はすでに調印の段階に近づいています。販売員は出発しました。しかも連絡先を残していません。その中の注文はここで流失しました。

似たような状況は多くの企業にとって珍しくないです。中関村の国内有名なソフトウェア企業はかつてこのような脅迫を受けたことがあります。二人のプログラマーが歩く時に一部のソフトウェアコードを持っていきました。会社にソースコードを残していません。後で会社に20万元を請求します。訴訟の一連の問題を考慮して、会社は最後に10万円以上の価格でプログラマの手にあるソースコードを購入しました。

すべての類似の問題は現在の企業文書管理の苦境を反映しています。企業資産まだ個人資産ですか？IT企業は一連の企業情報管理の解決手段を提供していますが、大多数のソリューションは特定の情報だけを管理しています。{pageubreak}

このような現状は前述のような大量の企業資産流出の事例をもたらしている。これに対して、長年広報会社の経営に従事している鐘さんは、企業の社員は毎日OFFICEソフトを使って各種の方案を作っています。これらのフォーマットの異なる方案はLAN内の異なったコンピュータに保存されています。参考が必要な時に必要な資料を見つけにくく、従業員の流失による方案流失も避けられないということです。

もちろん、多くの情報は企業内の関係者に共有されず、本当の企業資産となります。多くの場合、従業員が悪意を持って独り占めしたのではなく、文書共有の低効率化によるものです。「あなたが他の人にドキュメントを見せたら、該当するディレクトリを共有しなければなりません。また、共有したら、同僚全員が見て、ウイルスに感染しやすくなります。文書管理技術専門家の王春晨さんによると、今でもQQやMSNといったインスタント通信ソフトで文書を交換していますが、このような方法は相手がどのような文書があるかを知っていて、要求を提出する場合だけです。便利ではなく、自由に検索したり、アプリケーションしたりして、すべてのドキュメントを共有することができます。「

そのため、管理専門家は、企業情報化管理の次の波は特定の情報の管理から不特定の文書情報管理に転向し、効率的な共有、権限管理メカニズムで企業内部文書の協同を実現することになると考えています。このようにしてこそ、企業文書はまさに企業資産になりうるのです。