どのようにしてプロジェクトのドキュメント管理を行うことができますか。

ドキュメント処理は、ドキュメントを中心に構築されたすべての基準、要件が最終的には使いやすいように設計されているため、ドキュメント管理における重要な要素です。プロジェクトドキュメントの使用では、ファイルを検索する方法、ファイルをすばやくプレビューして変更する方法、異なるバージョンのファイルを管理する方法が最もよく問題になります。

検索はすでに私たちが情報を検索するために不可欠な手段です。ツリーの階層に沿って検索するよりも、ドキュメントの内容、属性などのラベルに基づいてファイルを検索するほうがはるかに効率的です。強力な検索では、ファイルの名前、内容、変更日時、変更者、分類、カスタム属性のいずれかを上書きする必要があります。検索条件を詳細にするほど、必要なファイルを迅速に検索できます。このとき、私たちの前のファイル分類とラベルはかなり大きな役割を果たします。

モバイルオフィスが一般的になっているこの時代、多くの仕事は時間や場所に縛られなくなっています。それに合わせて、私たちもいつでもどこでもファイルを見ることができるはずです。ウェブページ、タブレット、携帯電話にかかわらず、ワード、エクセル、pdfにかかわらず、ネットワークがあれば、さまざまなファイルのプレビューニーズがすべて満たされなければならない。最後に、文書の違いを管理することですバージョン。1つのプロジェクトでは、ドキュメントが使用中に変更されることはよくあります。変更されたドキュメントの場合、最も良い方法はバージョン管理です。

まず、詳細なドキュメント変更が必要ですログ＃ログ＃、誰がいつドキュメントを修正したかを知っていて、バージョン比較を通じて、迅速に異なる点を見つけることができます;次に、ドキュメントの最終版を使いやすくするには、変更履歴だけを見て最終版を知ることができれば、使用コストが大幅に上昇します。古いバージョンの場合も、保存を記録する必要があります。バージョンレビューであれ、バージョンバックであれ、完全なバージョン管理により、ファイルバージョンごとの価値が最大化されます。

文書の配布はメッセージの発行要件と同様であり、一方では転送ファイルの正確性を保証する一方で、メッセージのタイムリー性も保証しなければならない。QQ、メールボックスを使用してファイルを転送すると、速度が遅くなるだけでなく、ファイルの紛失や破損を起こしやすくなります。そのため、ファイル配布は統一、安全、迅速を保証する必要があります。従来の添付ファイル形式に代わるファイル共有または公開により、同じプラットフォーム上でファイルの高速ストリーミングを実現することができ、異なるユーザの異なる権限要件を満たすことができます。

当ドキュメント作成、修正、承認などのさまざまなプロセスを経て、最終的に原稿の作成が承認されます。すでに定稿されている標準化されたファイルでは、勝手に変更したり移動したりすることはできません。では、ドキュメントコンテンツの正確性と完全性を確保するにはどうすればよいのでしょうか。一方、完全な権限管理を通じて関係者の操作を制約する一方、文書の状態を文書にマークすることで一定の操作制限を設定し、プロジェクト文書の管理ニーズを達成する。