新しい環境での電子文書管理の新しい要求と新しい政策

財務会計の分野では、会計証憑、帳簿と財務諸表をキャリヤーとする会計書類は幾何級数的に増加しています。

特に多くの企業は日増しに増大するリスクに対応するために財務共有モードを採用しており、財務会計の仕事は分散から集中に向かっており、以前分散していた会計書類はすべて地域センターに集中しています。

ほとんどの企業は会計処理の電子化を実行していますが、元の会計書類管理弁法第12条の規定のため、コンピューターを使って会計処理を行う単位は、印刷した紙の会計書類を保存しなければなりません。

このハード規定は企業に大きなコスト負担を与える。

この背景において、財政部は2013年12月6日に「企業会計情報化業務規範」を発表しました。第四十条に規定されています。企業内部で発生した会計証憑、帳簿と補助会計資料は一定の条件を満たしているので、紙の資料を出力しなくてもいいです。

「企業会計情報化業務規範」が登場した後、

大量発生し、アーカイブに大きな圧力を与えます。

どのように電子文書の規範管理を保証し、紙のファイルの属性を持たせて、早急に解決しなければならない問題です。

2012年2月6日、国家発展改革委員会は財政部、農業部、商務部、人民銀行、税関総署、税務総局、工商総局、品質検査総局、林業局、観光局、郵便局などの部門と連携して、「電子商取引の健全かつ急速な発展に関する業務の促進に関する通知」を発行しました。

財務部は関係部門と共同して、会計書類の電子化管理の試行業務を組織し、「会計書類管理弁法」を改正し、会計電子ファイル管理制度を完備し、会計電子ファイルの電子商取引分野での応用を推進し、電子商取引分野での会計情報のデータ管理、利用などの方面の役割を十分に発揮し、電子商取引分野の会計情報化を推進し、会計情報の質を向上させる。

2015年5月4日、国務院は「電子商取引の発展に力を入れて経済の新たな動力を育成することに関する意見」を発表し、税務総局、財政部、国家書類局、国家標準委員会などの部門に「電子領収書と電子会計書類を段階的に推進し、関連技術基準と規則制度を完備するように要求しました。

国家が電子ファイルの保存と電子ファイルの管理に対する新しい要求によって、国家資料局は多くの政策を打ち出して、関連要求を実行します。

第一に、「企業電子ファイル保存と電子ファイル管理ガイド」（以下「ガイド」という）が登場しました。

「指南書」は企業の電子ファイルの保存と電子ファイルの管理に関する規則、制度、規範性文書に対してシステムの整理を行いました。関連管理の一環について詳細化しました。企業に対して電子文書管理方案の企画と制定の方向を明確にしました。

電子ファイルのアーカイブと電子ファイルの管理過程における真実性、長期的な二つの難題について比較システムの説明を行い、初めてメタデータキャプチャノードの計画に要求を提出した。

第二に、「会計書類管理弁法」（以下、「管理弁法」という）を新たに改訂した。

「管理弁法」は元の方法と比べて、11箇所の大きな修正があります。最も主要なのは会計を明確にしたことです。

管理要求が追加されました。会計書類は電子形式で保存するだけの管理要求を追加しました。

第三に、「全国公文書事業発展第13次5カ年計画要綱」は電子文書管理に新たな目標と構想を提出する。

2016年4月、「全国アーカイブ事業第13次5カ年」発展計画要綱」が正式に発表され、電子ファイルの保存と電子ファイル管理に対して相応の発展目標と実施計画を提出した。

すなわち、「電子ファイル管理レベルを向上させ、各種業務システムによって発生した電子ファイルの保存範囲と電子ファイルの構成要求を明確にする。業務システムに対する電子ファイルの保存管理を強化し、電子会計ファイルの管理を推進することによって、電子政務と電子商務文書のアーカイブ管理業務を促進する。信用、交通、医療などの関連分野の電子データアーカイブ、電子ファイル管理の標準と規範を制定し、改善する。

電子ファイルの保存と電子ファイルの管理の新しい政策が実施された後に、一連の喜ばしい効果を得ました。

「指南書」は企業に電子ファイルの保存と電子ファイルの管理を推進させるシステムの根拠となり、多くの企業がそれに基づいてこの仕事を深く推進しています。企業の電子文書管理業務における多くの難題を解決し、「管理方法」の実施を推進することに対して、より良い補助的役割を果たしています。

「指南書」の多くの内容はより良い規範作用を持ち、次のステップに関連する標準規範を導入するために基礎を定めた。

また、国家電子文書管理部国際連合会議弁公室は、全国各省、自治区、直轄市電子文書管理協調機構に「指南」を転送している。

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」実施後も、非常に良い経済効果が得られました。

調査によると、ある通信企業は帳簿、内部証憑、銀行の領収書の電子化管理を実行した後、初歩的な推計は毎年紙133万枚を節約でき、コスト約100万元を節約し、会計資料の印刷の消耗費200万元を節約し、固定資産と倉庫のコストを節約して210万元を節約します。ある保険会社は帳簿、記帳証憑、領収書、銀行の領収書などの電子化管理を実行した後、毎年紙を節約して、1億枚を節約して、運送証憑証、証券を節約して、運送証憑、運送証憑、証券を節約して、運送コストを節約して、保存して、保存して、保存して、保存して、保存して、保存して、保存して、保存して、書類会計書類の管理費だけで毎年1000万元節約して、会計係の仕事の効率は倍増しています。

これらの実際的なケースは、アーカイブの仕事が経済発展の大局にサービスすることを示しており、国民経済の成長を促進するために一定の支えとなっています。

会計書類の電子化管理に関する政策実施の過程で、電子ファイルの保存と電子ファイル管理の肝心な技術は実践の中で検証されました。

これらのキー技術は、業務システムが電子ファイルのアーカイブ範囲を形成する決定、電子ファイルアーカイブの保存フォーマットの選択、メタデータの確定、真実性、長期性保障、同じ文書には異なるキャリアの処理方法があり、ファイル管理に適合する業務システムの構築など、これらの実際問題はすべて突破され、企業の各業務情報化建設の中の「最後のキロ」を本当にクリアしました。

会計書類は企業経営管理の過程を記録しているので、企業の非常に重要な書類であり、監査、紀検、リスク管理、内部統制、内外部監督などの仕事に利用率が高く、真実性に対して要求が高く、会計電子ファイルの規範化管理はわりに良いプロモーションと模範的な役割を持っています。関連するやり方は他のタイプの電子ファイル保存と電子ファイル管理にコピーできるので、全社会の電子ファイル保存と電子ファイル管理に対する意識を高めました。

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